La brochure de commandite et d’exposition ainsi que le portail de paiement du BCEI2025 sont maintenant ouverts. Veuillez consulter les renseignements ci-dessous ainsi que nos Conditions générales avant d’acheter un forfait de commandite ou d’exposition.
Réserver un kiosque
Les commanditaires et les exposant.e.s peuvent consulter la brochure en ligne et acheter leur kiosque directement sur le portail de paiement par le biais de Member365. Une fois le paiement effectué, le BCEI communiquera avec vous pour vous fournir plus de détails, notamment sur le portail des exposant.e.s.
Paiement
Le BCEI accepte le paiement par VISA, Mastercard et virement bancaire. Vous trouverez les instructions relatives au paiement sur le portail de paiement.
Espace supplémentaire
Les exposant.e.s peuvent acheter un (1) kiosque supplémentaire pour étendre la superficie totale de leur kiosque à 10 pieds sur 20. Les kiosques supplémentaires sont disponibles jusqu’à épuisement des stocks au prix de 2 800 $ CA.
Portail des exposant.e.s
La logistique, les inclusions et l’information seront toutes coordonnées par le biais du portail des exposant.e.s. Une fois que votre statut d’exposant.e ou de commanditaire sera confirmé, vous recevrez un courriel de bienvenue au portail des exposant.e.s avec des instructions de connexion.
Tâches des exposant.e.s
Les tâches des exposants sont répertoriées sur le portail des exposant.e.s et peuvent être accomplies à partir de celui-ci. Ces tâches permettent aux exposant.e.s de soumettre au BCEI les informations nécessaires à la promotion de chaque organisation. Si vous n’effectuez pas ces tâches dans les délais impartis, vous risquez d’être retardé ou de ne pas pouvoir bénéficier des avantages auxquels vous avez droit.
Images et logos
Les commanditaires sont tenus de soumettre leurs logos et leurs images promotionnelles au BCEI par le biais du portail des exposant.e.s. Veuillez soumettre votre logo et vos images aux formats PNG, EPS ou AI.
Plan du salon d’exposition
Le salon d’exposition du BCEI2025 sera situé dans la salle 200AB du Centre des congrès de Québec. Les exposant.e.s et les commanditaires sélectionneront l’emplacement de leur kiosque dans le portail des exposant.e.s en fonction de l’ordre dans lequel leurs achats ont été effectués. Les kiosques de prestige seront réservés aux commanditaires en titre et aux commanditaires Diamant et leur emplacement sera clairement indiqué sur le plan du salon d’exposition. Le plan sera disponible en mai.
Boîte à outils promotionnelle
Pour vous aider à promouvoir votre participation au congrès, le BCEI vous fournira des bannières et images Web que vous pourrez afficher dans votre signature de courriel, sur votre site Web et sur les médias sociaux. La boîte à outils sera disponible en août.
Services aux exposant.e.s
Le BCEI s’est associé à Global Experience Specialists (GES) pour coordonner la logistique du salon d’exposition. GES fournira une trousse d’exposition avec un accès à un portail de commande en ligne pour la location de matériel supplémentaire, tel que du mobilier, des présentoirs, des enseignes, des décors, etc. La trousse d’exposition complète sera disponible en juillet.
Nourriture et boissons pour dégustation
Tous les aliments distribués dans le centre de congrès doivent être approuvés par le service de restauration du centre de congrès. Pour plus d’informations sur la commande de nourriture et de boissons à votre kiosque, veuillez communiquer avec le BCEI.
Liste des délégué.e.s
Tous les commanditaires et exposant.e.s recevront la liste des délégué.e.s deux semaines avant le début du congrès. Les noms, titres, établissements d’attache et adresses électroniques seront inclus dans la liste. En raison de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), le BCEI doit recevoir le consentement des délégué.e.s lors de leur inscription au congrès afin de les inclure sur cette liste. Seules les personnes ayant explicitement exprimé leur consentement seront incluses sur la liste des délégué.e.s.
Webinaire pour les exposant.e.s
Nous encourageons les exposant.e.s à participer à une séance d’information à leur intention en septembre 2025. La date et l’heure exactes seront annoncées et diffusées à l’approche de cette date.
Annulations
Un.e commanditaire recevra un remboursement complet, après déduction des frais de traitement de 5 %, si sa demande d’annulation est reçue par écrit, au plus tard à la date limite du 31 juillet 2025, à 17 h, heure d’Ottawa (Ontario). Aucun remboursement ne sera effectué pour les demandes d’annulation reçues après la date limite.
