Veuillez lire attentivement les présentes Conditions générales, car celles-ci encadrent votre participation au congrès BCEI2025.
Le congrès BCEI2025 à Québec, Québec, Canada est un événement prévu uniquement en présentiel. En exposant au congrès BCEI2025 ou en commanditant celui-ci, vous acceptez d’être lié par les Conditions générales décrites ci-dessous, qui constituent un accord juridiquement contraignant entre vous et le BCEI.
Veuillez également noter qu’en participant à un événement du BCEI, vous reconnaissez avoir lu et compris les conditions ci-dessous ainsi que la Politique sur la protection des renseignements personnels, les Conditions générales de vente et les Termes et conditions. Le BCEI se réserve le droit de publier des modifications aux présentes Conditions générales à tout moment et sans préavis.
Conditions générales pour les Commanditaires et Exposants au BCEI2025
CET ACCORD DE COMMANDITE ET D’EXPOSITION (l’« Accord ») entre en vigueur à la date d’achat d’un forfait de commandite ou d’exposition (la « Date d’entrée en vigueur »).
ATTENDU QUE le BCEI organise un congrès annuel et qu’il tiendra le congrès de cette année (l’« Événement ») à Québec, Québec, Canada, du 2 au 5 novembre 2025;
ATTENDU QUE le Commanditaire ou l’Exposant a accepté de soutenir financièrement l’événement pour le montant indiqué sur le site cbieconference.ca/fr/, les « Frais de commandite » ou « Frais d’exposition », en échange de certains droits de commandite ou d’exposition (les « Droits de commandite » ou « Droits d’exposition ») qui seront fournis par le BCEI, comme indiqué dans la description du forfait de commandite ou d’exposition sur le site cbieconference.ca/fr/;
COMPTE TENU des engagements mutuels contenus dans les présentes Conditions générales et de toute autre contrepartie à titre onéreux et valable, la quittance et la suffisance de celle-ci étant attestées, le BCEI et le Commanditaire s’engagent et s’accordent selon ce qui suit :
1. Droits de commandite et droits d’exposition, frais de commandite et frais d’exposition
En échange des Frais de commandite ou Frais d’exposition, le Commanditaire ou l’Exposant obtiendra les Droits de commandite ou Droits d’exposition énumérés dans la description du forfait de commandite ou d’exposition sur le site cbieconference.ca/fr/, en lien avec l’Événement; en échange des Droits de commandite ou Droits d’exposition, le Commanditaire ou l’Exposant s’acquittera des Frais de commandite ou Frais d’exposition par carte de crédit, virement télégraphique ou virement électronique des fonds au compte désigné par le BCEI dans les 30 jours suivant la date d’achat. Les Frais de commandite et Frais d’exposition ne sont pas soumis à la TPS/TVH.
2. Kiosques de commandite et d’exposition – réservation, attribution et inclusions
2.1. Les forfaits de commandite ou d’exposition doivent être achetés en ligne. Une confirmation officielle du kiosque de commandite ou d’exposition sera envoyée par courriel une fois la demande reçue et examinée par l’équipe du congrès du BCEI.
2.2. Les kiosques des Commanditaires et des Exposants seront attribués selon une approche « premier arrivé, premier servi ». Les kiosques de prestige seront réservés aux Commanditaires les plus importants (niveau Diamant et supérieur) et leur emplacement sera clairement indiqué sur le plan du salon d’exposition. Les kiosques standard seront réservés aux Commanditaires de niveaux Or et Argent et leur emplacement sera clairement indiqué sur le plan du salon d’exposition.
2.3. Les kiosques seront disponibles selon une approche « premier arrivé, premier servi ». Les kiosques ont une superficie de 10 pieds par 10. Les Exposants peuvent se procurer un kiosque supplémentaire à un prix réduit, jusqu’à épuisement des stocks, comme indiqué dans la boutique en ligne pour les Commanditaires et Exposants. Les Exposants peuvent ajouter au maximum un (1) kiosque supplémentaire à leur forfait, pour une surface totale de 20 pieds par 20.
2.4. Tous les kiosques seront équipés d’un mobilier standard composé de deux (2) chaises, d’une (1) table avec une nappe noire, d’une (1) corbeille à papier, ainsi que d’un mur arrière (8 pi) et de murs latéraux (3 pi) drapés de noir. Tout mobilier, présentoir et élément de décor supplémentaire ou de remplacement peut être acheté auprès du fournisseur de services aux exposants du BCEI. Un portail de commande en ligne sera mis à la disposition de tous les Commanditaires et Exposants avant l’événement.
3. Marques de commerce
Le Commanditaire et le BCEI s’accordent mutuellement une licence limitée et non exclusive pour utiliser, afficher et reproduire leurs logos, marques de commerce, marques de service et noms commerciaux respectifs, et ce, uniquement dans le cadre de la promotion et de la publicité de l’Événement et/ou dans le cadre des Droits de commandite ou Droits d’exposition et de toute liste de Commanditaires ou d’Exposants à l’Événement. Le Commanditaire ou l’Exposant et le BCEI s’engagent à ne pas utiliser les logos, marques de commerce, marques de service et noms commerciaux de l’autre partie, sauf accord écrit préalable de l’autre partie, cet accord ne devant pas être refusé ou retardé de manière déraisonnable. Le BCEI et le Commanditaire ou l’Exposant se fourniront mutuellement leurs logos, marques de commerces et/ou marques de service respectifs à utiliser dans le cadre de la promotion de l’Événement.
4. Modification
Advenant que le BCEI doive apporter des changements à l’Événement, aux Droits de commandite ou aux Droits d’exposition, pour quelque raison que ce soit, y compris en raison d’une maladie sur les lieux de l’Événement ou dans la région métropolitaine de la Ville de Québec (par exemple, COVID-19, SRAS, légionellose, norovirus), de terrorisme ou de menaces de terrorisme dans la région métropolitaine de la Ville de Québec, d’un incendie, d’un tremblement de terre, d’une tornade, d’un ouragan, ou d’une pénurie ou perturbation de l’approvisionnement en électricité, le BCEI accepte d’aviser le Commanditaire ou l’Exposant par écrit, et le BCEI et le Commanditaire ou l’Exposant acceptent de négocier de bonne foi des modifications aux Droits de commandite ou aux Droits d’exposition afin de s’assurer que la valeur des Droits de commandite ou des Droits d’exposition modifiés demeure identique ou équivalente à la portée des Droits de commandite ou des Droits d’exposition décrite sur la page Web cbieconference.ca/fr/.
5. Garanties
Le Commanditaire ou l’Exposant et le BCEI déclarent et garantissent chacun (i) qu’ils ont le plein droit et l’autorité légale de conclure le présent Accord et d’accorder les droits contenus dans cet Accord conformément à ses termes et sans violer les droits de toute autre personne et (ii) que les marques de commerce dont ils ont accordé les droits en vertu des présentes ne portent pas atteinte aux marques de commerce, noms commerciaux ou autres droits de toute autre personne.
6. Responsabilité et indemnisation
6.1. Le Commanditaire ou l’Exposant convient que le BCEI ne sera pas responsable de toute dette engagée par le Commanditaire ou l’Exposant, ni de toute blessure ou tout dommage (y compris le décès) au Commanditaire ou à l’Exposant, ou à la personne de tout agent ou employé du Commanditaire ou de l’Exposant ou pour la perte ou les dommages à la propriété du Commanditaire ou de l’Exposant, ou de tout agent ou employé de celui-ci, à moins que cette dette, cette blessure ou ces dommages aient été causés par une action ou une omission de la part du BCEI, d’un de ses agents ou employés, ou de toute personne pour laquelle il détient la responsabilité légale.
6.2. Le Commanditaire ou l’Exposant devra à tout moment indemniser, défendre et dégager de toute responsabilité le BCEI et ses affiliés, employés et agents contre toute réclamation, toute perte (y compris toute perte économique), tout frais, tout dommage, toute dépense, tout frais juridique et comptable raisonnable, tout paiement d’intérêts, toute sentence, tout jugement, toute amende, toute pénalité et toute autre responsabilité quelle qu’elle soit, en rapport avec la violation ou l’appropriation illicite par le Commanditaire de tout droit de propriété intellectuelle.
7. Avis et communications
7.1. Tous les avis et communications qui seront soumis au BCEI en relation avec le présent Accord seront adressés par écrit à l’équipe du congrès du BCEI, à l’adresse conference-congres@cbie.ca
7.2. Tous les avis et communications qui seront soumis au Commanditaire ou à l’Exposant en relation avec le présent Accord seront adressés à la personne désignée par écrit auprès du BCEI par le Commanditaire ou l’Exposant.
8. Résiliation
8.1. Le présent Accord prendra fin au plus tard le 5 novembre 2025, à moins qu’il ne soit résilié plus tôt conformément aux dispositions du présent Accord ou qu’il ne soit prolongé comme convenu par écrit par le BCEI et le Commanditaire ou l’Exposant.
8.2. Nonobstant toute autre stipulation, l’Accord pourra être résilié :
8.2.1. par l’une ou l’autre partie : (i) en cas de violation substantielle d’une disposition du présent Accord par l’autre partie, si la violation substantielle de l’autre partie n’est pas corrigée dans les 30 jours suivant la réception d’un avis écrit notifiant de la violation, ou (ii) à tout moment et sans notification préalable, si l’autre partie (ou l’un de ses administrateurs, agents ou employés) est reconnue coupable d’un crime ou d’un délit, ou ne respecte pas ou refuse de respecter les politiques écrites de l’autre partie; et
8.2.2. par l’une ou l’autre partie, sans motif, soixante (60) jours après la soumission d’un avis écrit à l’autre partie.
8.3. En cas de résiliation du présent Accord :
8.3.1. les parties restent responsables de leurs obligations jusqu’à la date d’entrée en vigueur de la résiliation, sauf accord écrit contraire des parties.
8.3.2. le Commanditaire ou l’Exposant recevra un remboursement complet si (a) un avis de résiliation est remis par l’une des parties à l’autre, aux adresses électroniques fournies au BCEI, au plus tard le 31 juillet 2025 à 17 h, heure d’Ottawa (la « Date limite ») ou (b) si le BCEI résilie la présente entente conformément au paragraphe 8.2.2.
8.3.3. par le Commanditaire ou l’Exposant en vertu du paragraphe 8.2.2 et que cet avis de résiliation est reçu par le BCEI après la Date limite, le BCEI et le Commanditaire conviendront de négocier de bonne foi une résolution concernant les Frais de commandite et les Droits de commandite. Nonobstant ce qui précède, le BCEI n’aura aucune obligation de rembourser les Frais de commandite au Commanditaire si cet avis de résiliation est reçu par le BCEI après la Date limite.
8.3.4. Aucun remboursement ne sera effectué pour les inscriptions non utilisées dans le cadre de forfait d’inscriptions de groupe.
9. Divers
9.1. Le présent Accord ne sera pas cédé en tout ou en partie par le Commanditaire ou l’Exposant, à moins que la cession en question soit approuvée par écrit par le BCEI.
9.2. Le présent Accord est régi par les lois de la Province de l’Ontario et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, sans égard aux principes de conflit de lois. Le BCEI et le Commanditaire conviennent de s’en remettre à la compétence exclusive des tribunaux de la province de l’Ontario situés dans la ville d’Ottawa.
9.3. Le fait qu’une des parties n’applique pas, tarde à appliquer, ou insiste à appliquer strictement, une disposition du présent Accord ne constitue pas une renonciation à cette disposition et n’affecte en rien le caractère exécutoire du présent Accord (ou de l’une de ses dispositions). La renonciation, par n’importe laquelle des parties, à toute rupture ou violation de toute clause de cet Accord ne sera ni interprétée ni considérée comme une renonciation de toute rupture ou violation subséquente de l’Accord.
9.4. Sauf indication contraire explicite dans le présent Accord, toutes les dispositions relatives à la propriété des marques de commerce et des déclarations, garanties et obligations de confidentialité respectives de chaque partie resteront pleinement en vigueur pendant toute la durée de l’Accord et survivront à l’Accord.
9.5. Toute modification à l’Accord doit être apportée par écrit et signée par les parties, faute de quoi la modification en question n’aura aucun effet et sera nulle et non avenue. Le présent Accord, de même que toute modification apportée à celui-ci et approuvée par écrit par le BCEI et le Commanditaire ou l’Exposant, représentent l’intégralité de l’accord entre les parties et lient celles-ci. Tous les accords antérieurs relatifs aux présentes qui ne sont pas contenus dans le présent Accord sont remplacés par celui-ci.
9.6. Aucune disposition du présent Accord n’est destinée à établir un partenariat ou une coentreprise entre les parties, à faire d’une partie l’agent de l’autre ou à autoriser une partie à prendre des engagements pour l’autre partie ou en son nom, ni ne doit être considérée comme telle. Il est explicitement entendu et convenu par les parties que le présent Accord n’est pas un accord exclusif. Aucune disposition du présent Accord ne peut être interprétée comme créant un accord exclusif avec le Commanditaire ou comme interdisant au BCEI de conclure des accords de commandite similaires, égaux ou semblables ou de signer des contrats supplémentaires avec d’autres entités ou commanditaires.
9.7. Dans le cas où une disposition du présent Accord serait jugée nulle ou invalide par un tribunal compétent, le caractère nul ou invalide ne s’appliquera qu’à cette disposition ou partie de disposition, et les autres dispositions seront et demeureront pleinement en vigueur.
9.8. Le présent Accord peut être signé en une ou plusieurs contreparties égales, dont chacune sera réputée être une originale et qui, ensemble, constitueront un seul et même instrument. L’achat d’un forfait de commandite ou d’exposition sera aussi valable et efficace que la remise d’une signature électronique ou d’un exemplaire original signé manuellement du présent Accord.
